Assistenten-Guide

Assistenten (englisch Assistants) helfen dir, typische Aufgaben immer wieder schnell und verlässlich zu lösen.

Zudem kannst du sie mit Dokumenten ausstatten, auf die sie bei Anfragen zugreifen können.

Unterscheidung:

• Personal Assistants kannst nur du sehen.
• Company Assistants stehen allen Usern deines Unternehmens zur Verfügung.
• Global Assistants stellen wir vom KI-Workplace-Team allen Usern bereit.

1. Wo findest du den Assistenten-Builder?

• Im KI-Workplace unten links auf die E-Mail-Adresse klicken.
• „Assistant & Model settings" öffnen.

• Klicke auf „Add new Personal Assistant“. Diese Assistenten sind nur für dich sichtbar.
• Alternativ kannst du auch einen Unternehmens-Assistenten erstellen: links „Company“ wählen → „Add new Company Assistant“. Diese sind für alle Firmen-User sichtbar.

Hinweis: In einem Company-Assistenten hochgeladene Dokumente sind ebenfalls für alle Firmen-User zugänglich.

2. Assistenten erstellen (wichtigste Felder & kurze Tipps)

• Name: Selbstbezeichnung des Assistenten (z. B. „HR-Guide“).
• Label: Anzeigename in der Auswahl (z. B. „HR-Assistent (Beta)“).
• Active state: Active = sichtbar; Inactive = versteckt (zum Einrichten praktisch).
• Description: 1–2 Sätze zum Zweck („Beantwortet HR-FAQ, verlinkt Quellen“).
• Model for text: Textmodell wählen (bei Unsicherheit empfehlen wir Mistral 3.2).
• Model for images: Bildmodell wählen (bei Unsicherheit empfehlen wir Mistral 3.2).
• Behavior – kurze Regeln: Sprache und Stil beschreiben, Quellen nennen, Rückfragen bei Unklarheit fordern.
• System message template: Der Start-Prompt mit mehreren festen Feldern zur Auswahl.
• Welcome message: Begrüßung & Beispiele für erste Schritte, mit der der Assistent die Unterhaltung eröffnet.
• Save assistant klicken.

3. Optional: Dokumente („knowledge“) hinzufügen

Dokumente, die du einem Assistenten hinzufügst, stehen ihm bei allen Prompts zur Verfügung, bei denen der User den Button "Use knowledge" aktiviert.

Beispiel: Ein Produkt-Handbuch bei einem Assistenten, der Support-Anfragen zu einem Produkt beantworten soll.

• Wieder Assistant & Model settings öffnen.
• Beim gewünschten Assistenten auf ⋯ klicken → Manage Assistant Knowledge.

• Add new Knowledge document wählen und Dateien hochladen.
  • Max. 10 MB pro Dokument; große Dateien ggf. aufteilen.
  • Bevorzugt durchsuchbare Formate (PDF/Docx).

4. Assistent aktivieren & nutzen

• Im Chat oben links, neben dem Logo, im Modell-Drop-down den neuen Assistenten auswählen.

• Beliebige Chatnachricht senden (z. B. „Los“) – damit startet der Assistent.
• Achtung: Auf Use knowledge klicken, um dem Assistenten zu erlauben, auf seine Dokumente zuzugreifen.

Tipp: Testfragen stellen und prüfen, ob Ergebnis/Tonalität/Quellen passen und bei Bedarf nachschärfen. Meist ist ein iterativer Prozess nötig, damit Assistenten ihre volle Produktivität entfalten.

5. Tipps für Knowledge (Dokumente) in Assistenten

• Mehr Wissen ist nicht gleich besser! Stelle sicher, dass du nur relevante Daten einbettest, die nicht ablenken.
• Hiermit tun sich Assistenten bei der Nutzung von Knowledge schwer:
  • Abstrakte und offene Fragen. Je eindeutiger sich die richtige Antwort im Wissen finden lässt, desto besser.
  • Fragen, deren Antworten über mehrere Stellen / Dokumente verteilt sind. Beispiel: "Liste alle unsere Regeln in unseren verschiedenen Betriebsvereinbarungen auf, die Familien betreffen." Das LLM sucht die besten Matches, also die Antworten, die am wahrscheinlichsten zur Frage passen, und kann nicht verlässlich alle Inhalte suchen, auf die etwas zutrifft.
  • Prompts, die mehr als eine Frage in einem stellen. Beispiel: "Liste alle Autos in unserem Fuhrpark auf, die vor 2020 angeschafft wurden UND einen Neuwert von über 50.000 EUR haben." Besser wäre, in mehreren Schritten vorzugehen.

Insgesamt: Beginne klein, teste und verbessere. Und im Zweifelsfall lieber mehrere Assistenten einrichten. Dann kannst du jeden Assistenten auf seine Aufgabe spezialisieren und nur die dafür nötigen Dokumente hochladen.